Cahier des charges Logistique

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Cahier des charges transport

Intervention A22, Expert en Logistique le 24 février 2010:

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Cahier des Charges logistique... Consultation des Fournisseurs... Contrat Logistique... Indicateurs de suivi de la prestation ... Externalisation du stockage... Sous-traitance de telle prestation ...


Méthodologie démarche d'externalisation  logistique (Présentation en fichier PDF)

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Exemples de cahier des charges externalisation de Prestations Logistiques


      

 

        

Le contrat de prestation logistique

La logistique recouvre des réalités extrêmement diverses , il est difficile de donner un contrat  juridique type. Le contrat juridique doit être le reflet de cette diversité et toujours être le reflet des intentions des deux parties. Il y a de nombreux cas encore où les opérations logistiques externalisés ne font pas, n'ont jamais fait l'objet d'un contrat clair et bien défini. Il est important avant toute opération d'externalisation de rédiger un cahier des charges prévoyant le contenu des opérations (réception, contrôle, stockage, préparation, étiquetage, distribution, échanges d'informations,  délais contractuels, qualité de service, inventaire, pénalités, obligations réciproques, assurances  ...)

Rédiger un bon cahier des charges et bien analyser la façon dont les prestataires répondent à chacun des points est une tâche difficile. Les Consultants, les logisticiens jouent  un rôle déterminant dans la rédaction du cahier des charges, l'analyse des propositions des prestataires et la rédaction finale du contrat de prestation, le juriste intervenant pour assurer la cohérence juridique de l’ensemble.

Ajoutons que la bascule d'un système à un autre est un projet en soi qu'il faut aussi contractualiser et mener avec le plus grand soin: Calendrier, systèmes d'information, rodage des procédures. On a vu et encore en 2005 et 2006 des externalisations "difficiles", mené pourtant par des grands de la profession se passer dans des contextes très difficiles du fait d'un manque de soin évident apporté à cette phase de bascule. Cela peut être grave et entraîner des pertes de CA importantes

Exemples Cahier des Charges et Contrats:

Il est important de bien choisir son prestataire, car l'entreprise va lui confier des fonctions qui ont de très fortes répercussions sur l'activité e l'entreprise et le service aux clients. Si l'entreprise X livre mal, on ne retiendra pas le nom de son prestataire. C'est X qui aura une mauvaise image et sera perçu comme non compétente.

Comme décrit plus faut , il est très important d'avoir un bon cahier des charges et d'établir en commun avec le prestataire les indicateurs de suivi et de performance. Analyser les offres à partir d'une grille de critère aide généralement à faire le meilleur choix et à être objectif par rapport aux offres des prestataires. Ces critères peuvent être pondérés afin de s'adapter à la prestation à externaliser:

- offre du prestataire :qualité, clarté réponse aux différents points du cahier des charges soumis,
- prix proposé pour les prestations à réaliser,
- savoir-faire et expériences, prestations similaires en cours avec d'autres industriels,
- savoir-faire et expériences, prestations similaires en cours dans la même branche ou secteur d'activités,
- taille, position géographique, santé financière de la société de prestation,
- méthode de calcul des prix, indices de variations pris en compte, méthodes de réactualisation proposée,
-capacités à développer la solution souhaitée: surfaces infrastructures, moyens et ressources d'étude et ressources opérationnelles,
- certification qualité, normes d'exploitation
- etc., etc., ...

Il ne faut pas hésiter à visiter les installations des prestataires, à rencontrer certains des clients donnés comme référence. on s'attachera à examiner les performances atteintes, à vérifier comment le projet de transfert peut concrètement être réalisé, et comment on peut envisager l'avenir avec ce prestataire.


La réalisation d'un cahier des charges Transport
Guide Spécifique : A22, Expert en Logistique
100 questions pour établir son cahier des charges
 

Cahier des charges Transport




En matière d'achat de transport, il faut mener une réflexion globale : massification des charges, équilibrage maximum possible entre approvisionnement et distribution, négociation globale avec les fournisseurs potentiels ...

Une entreprise doit éviter de laisser chacun de ses établissements industriels et ou commerciaux négocier directement leurs transports. On invoque souvent la proximité et la qualité de service rendue et donc l'importance de l'achat local. Certes ce facteur est important et il doit être pris en compte par une structure d'achat centralisée.


UN BON MAUVAIS EXEMPLE

Un groupe important de Logistique, essentiellement commissionnaire de transports a vu il y a quelques années sa politique d'achats de transports complètement bouleversée. Ce groupe joue un rôle de 4PL, comme organisateur de transport et de logistique. il ne possède aucun véhicule et il achète pratiquement l'ensemble des prestations de transport sur les marchés européens.
Les nouveaux actionnaires en rachetant ce groupe " rentable" ont  cru qu'il était bon de mettre en place un nouveau schéma d'organisation. L'objectif essentiel de ce nouveau schéma d'organisation était de créer des Business Unit indépendante et de responsabiliser plus fortement les responsables de ces dernières. Les nouveaux actionnaires ont donc créer des BU par zone géographique ou par pays et ont délégués aux directeurs des filiales étrangères responsables des BU  les achats de transport dans chacun des pays. A NOTER:  L'objectif sous jacent était essentiellement fiscal et devaient permettre une optimisation des résultats après impôts et une meilleure rémunération globale de l'actionnaire.

Le Groupe logistique est donc passé d'une structure de schémas de transport et d'achat transport fortement centralisée pour une vingtaine de pays à des achats décentralisés sur une quinzaine de BU (zone géographique) qui permettaient de responsabiliser les dirigeants locaux. Cette réorganisation ne lui a pas porté chance et la rentabilité s'est très vite dégradée ainsi que l'efficacité des flux pays et inter pays, du fait que chacun essayaient d'améliorer et d'optimiser avec une vision trop partielle ses propres flux. Les coûts ont augmenté rapidement car les masses sur lesquelles se faisaient les négociations étaient plus faibles, les trajets et Kms à vide se sont multipliés, les transits inter pays ont générés de multiples flux croisés non équilibrés, les litiges se sont retrouvés reportés sur de multiples transporteurs avec des procédures non adaptées ...

Par ailleurs les volumes du client principal ont été réduits, d'où une amplification des phénomènes de dégradation financière et de qualité. les taux de remplissage des camions se dégradant, soit on respectait des délais en transportant du vide partiellement, soit on faisait une rétention de quelques jours et on dégradait les délais de livraisons contractuels. Les marges de ce groupe se sont alors rapidement étiolées, sans que la maison mère voit arriver le phénomène n'ayant pas de points de repères flux / coûts de réalisation, la qualité de service rendue aux clients s'est fortement dégradée... On a donc mené en aveugle des actions correctrices et multiplié les transports de dépannage pour satisfaire les exigences  client et pour éviter partiellement des pénalités de retard. L'analyse des résultats des BU, sans réels points de repère par rapport aux flux a montré bien trop tard les dégradations engendrées par la réorganisation.

Ajoutons à cela le déclenchement en parallèle d'un vaste chantier "Système d'informations" destiné à mettre en oeuvre les outils nécessaires à ce nouveau mode d'organisation décentralisé. Projet plus qu'ambitieux qui fortement complexifié par le nouveau DSI et la nouvelle équipe dirigeante et les nombreux consultants spécialisés les entourant engloutit sans réels résultats probants plusieurs dizaines de millions d'euros. Le groupe en question est passé en quatre années seulement d'une très bonne rentabilité à une forte dégradation de ses résultats, puis à la cessation de paiement.

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Cahier des charges choix d'un WMS , cahier des charges WMS

WMS (Warehouse Management System) ou Gestion de l'entreposage :

Définir les fonctions nécessaires à la "Gestion d’ENTREPOTS"

Trouver et comparer la ou les solutions qui vous permettent de maîtriser vos flux logistiques, d’optimiser votre rentabilité, de mesurer votre performance, d’offrir de la valeur ajoutée à vos clients ou déposants, de coordonner les étapes de votre Supply Chain…dans un souci de qualité et de traçabilité. Le logiciel doit prendre en charge le pilotage en temps réel de l’activité logistique, le suivi des flux de marchandises et d’informations, la gestion avancée de stock, l’optimisation des surfaces de stockage… pour une parfaite adéquation aux besoins de l'entreprise,

Quelles sont les fonctions utiles ? Quel est le logiciel le plus adapté ?

Fonctions de base à analyser
Expression de besoins
Gestion mono/ multi entrepôts
Gestion mono/ multi clients/ activités
Gestion multi-types de stockage (Racks, Masse, Silo, Quai) Rack/Masse Rack/Masse -  
Gestion des réservations
Gestion des numéros de lot / série    
Gestion des matières dangereuses  
Gestion des entrées
Gestion d’un portefeuille d’entrées attendues    
Gestion des réceptions & retours    
Gestion et affectation dynamique des emplacements
Gestion de stocks sous-douane    
Gestion des sorties
Gestion du cross-docking (en priorité ou si rupture)    
Constitution et simulation des vacations  de préparation, de réapprovisionnement des positions de picking
gestion des modes de prépartion, constitution des vagues, gestion des priorités
Gestion du FIFO strict ou optimisé    
Gestion du picking dynamique et de la dalle de préparation
Pré-colisage automatique
Expéditions
Gestion des quais d’expédition    
Annulation d’expédition et réintégration des stocks    
Contrôle chargement camion en radio fréquence
Gestion des UM (Unités de Manutention)    
Gestion de l’entrepôt -
Représentation graphique de l’entrepôt    
Visualisation traçabilité complète, lot, DLV, N° série…    
Gestion des inventaires    
Gestion des quais -  
Tableau de bord , suivi des performances
Communication avec les tiers
Interface standard avec ERP

La réalisation d'un cahier des charges WMS

Guide Spécifique : A22, Expert en Logistique

 100 questions pour établir son cahier des charges WMS

 

  • Résultats et gains généralement obtenus :
     
    Rationalisation des procédures de rangement (connaissance en temps réel des quantités et des positions produits)
    Amélioration de la productivité car meilleure gestion occupation du personnel ( enchaînement coordonné des taches)
    Rapidité et efficacité des opérations de réception et de rangement
    Optimisation de la préparation des commandes
    Réduction des litiges (meilleur contrôle et responsabilisation)
    Capacité à renseigner les clients et à leur diffuser des informations de manière simple et automatique
    Utilisation de web-services pour de l’information temps réel 
    Gains de temps pour les traitements administratifs
    Connaissance des capacités et possibilités de prise en compte ou non d'une nouvelle activité

Le choix et la mise en œuvré du WMS le plus adapté aux besoins de l'entreprise passe par la rédaction d'un cahier des charges et par un processus de consultation de différents éditeurs

Le cahier des charges exprimera les processus et modes de traitement souhaités par l'entreprise

La consultation d'éditeurs pré sélectionnés permettra d'examiner les différentes possibilités, ainsi que les configurations techniques possibles. Un bilan comparant les différents produits et leurs possibilités est établi afin de procéder au choix

Il faudra prendre notamment en compte:- ce qui est en standard, ce qui est dans un module additionnel chez l'éditeur
- ce qui relève de réalisation spécifique le cas échéant
- Les modes de fonctionnement ( full multi client, Multi client différencié, ...)
- les traitements administratifs bureau et les traitements réalisés directement par les opérateurs au moyen de terminaux radios fréquences
- les réels outils de pilotage des activités ( Comment simplement mettre une commande en tête de liste, comment affecter de nouvelles taches prioritaires, comment déclencher une réorganisation et un compactage des stocks, ...)
- les interfaces clients, la gestion des fichiers tiers, ...
- la configuration matérielle, les périphériques compatibles ou conseillés
- les périodicités de MAJ de l'outil, les mineures et les majeures
- les coûts de maintenance et d'acquisition supplémentaire éventuels des futures versions majeures
- les coûts de paramétrage et de formation

- ...

Parce que les modes de ventes de chaque article, parce que la typologie des commandes client évoluent en permanence il est indispensable de se reposer régulièrement la question de l'implantation physique des produits dans son entrepôt.

Une bonne organisation physique associée à un bon outil logiciel de gestion permettent de :

puce Diminuer les temps de réception et d'intégration en stock
puce optimiser les différentes opérations de l'entrepôt
puce améliorer le taux de service global

 

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